Election Training for Polling Personnel

Election Training for Polling Personnel i.e Presiding Officer, 1st Polling Officer and others, total voting procedure of General Election 2021, get pdf of blank Forms, fill-up Forms, SMS system, Question paper for training of Presiding Officer/1st Polling Officer e.t.c


Election Training for Polling Personnel

 P-1 Day-Before Poll Day in DC

  • ভোট গ্রহণের পূর্বের দিন (P-1 Day) সর্বপ্রথম DC-তে পৌঁছে অনুসন্ধান কেন্দ্রের সাহায্যে Decoding List থেকে অথবা Display Board/ টাঙানো ফ্লেস্ক থেকে নিজের Polling Party এর বুথের (Polling Station) এর নাম ও নম্বর দেখে নিতেহবে এবং নির্দিষ্ট কাউন্টারে নিজের উপস্থিতি (স্বাক্ষর) নথিভুক্ত করে নিন।
  • ঐ পোলিং স্টেশনের জন্য প্রিসাইডিং অফিসার এবং ফার্স্ট পোলিং অফিসারকে Mobile Registration করে নিতে হবে সংশ্লিষ্ট কাউন্টার থেকে।
  • বুথের নিদির্ষ্ট কাউন্টার থেকে ভোটের সামগ্রী (Polling Material) সংগ্রহ করে সবাই মিলে ভালোভাবে মিলিয়ে নিন। কি কি গুরুত্বপূর্ণ বিষয় যেগুলি যাচাই করতে হবে তার বিস্তারিত নিম্নে আলোচিত হলো।
  • মাইক্রো অবজার্ভার বা ভিডিও ক্যামেরা থাকলে তাদের সঙ্গে যোগাযোগ করুন।
  • Vehicle Tagging Counter থেকে ঐ পোলিং স্টেশনের জন্য নিদির্ষ্ট গাড়িটির ড্রাইভারের সাথে যোগাযোগ করুন।
  • Police Tagging Counter থেকে পুলিশ সাথে নিন, সেক্টর অফিসারের অনুমতি ও নিরাপত্তা নিয়ে বুথের উদ্দেশ্যে রওনা হবেন।

Checking Voter List or Electoral Roll

প্রতিটি বুথের জন্য নিদির্ষ্ট নির্বাচন তালিকা (Marked Copy-1, Working Copy-2 মোট তিনটি) দেওয়া হবে, যার সাহায্যে ভোট নেওয়া হবে। প্রতিটি নির্বাচন তালিকা দেখে নিন হুবহু একই রকমের কিনা এবং সেগুলি আপনার ভোট গ্রহণ কেন্দ্র্রের জন্য কিনা যাচাই করে নিন। Check Slip অনুযায়ী মোট পৃষ্ঠা সংখ্যা এবং সঠিক ক্রমে (পরপর) আছে কিনা দেখে নিন। Mother Roll ও সংযোজিত Supplement গুলির অংশ নম্বর (Part No.) অনুরূপ কিনা দেখে নিতে হবে।

# এর মানে 1st. Supplement এ সংশোধন হয়েছে-

#Photo as in Modification List এর মানে 1st. Supplement এ Photo সংশোধন হয়েছে।
আড়াআড়ি DELETED এর মানে 1st. Supplement এ Photo সংশোধন হয়েছে।

## এর মানে 2nd. Supplement এ সংশোধন হয়েছে-

##Photo as in Modification List এর মানে 2nd. Supplement এ Photo সংশোধন হয়েছে। দুবার আড়াআড়ি DELETED এর মানে 2nd. Supplement এ Photo সংশোধন হয়েছে।

যে সকল ভোটারদের Election Duty Certificate (EDC) এবং Postal Ballot (PB) দেওয়া হয়েছে তাদের নামের পাশে ED বা PB লেখা থাকবে এবং ARO এর স্বাক্ষর করা থাকবে। PB উল্লেখিত ভোটার কোনভাবে বুথে ভোট দিতে পারবে না। EDC  উল্লেখিত ভোটার নিজের বুথ বাদে ঐ Assembly Constituency (AC) এর যে কোন বুথে গিয়ে ভোট দিতে পারবেন। PB/ ED এর সংখ্যা Marked Copy এর সাথে দেওয়া হবে, ভোটার তালিকায় এগুলি মিলিয়ে নিতে হবে। যে সমস্ত ভোটারকে Election Duty Certificate (EDC) বা Postal Ballot (PB) issue করা হয়েছে, Returning Officer এর স্বাক্ষর সম্বলিত তাদের নামের আলাদা লিস্ট Additional Information Sheet (AIS) হিসাবে ভোটার তালিকার শেষে সংযোজিত থাকবে।

Checking Balloting Units (BU)

Address Tag দেখে যাচাই করুন যে BU টি আপনার নির্দিষ্ট Polling Station এর জন্য কি না। BU এর Pink Paper Seal টি অক্ষত আছে কিনা। Ballot Paper টি সঠিক ভাবে এবং সঠিক ক্রমে (Form-17 অনুযায়ী) লাগানো আছে কি না। প্রার্থীর সংখ্যা এবং NOTA সহ সবকটি Button উন্মুক্ত আছে কিনা। Thumb wheel ঠিকঠাক জায়গায় আছে কিনা (সাধারণত BU একটি ব্যবহার করলে 01 কিম্বা BU দুটি ব্যবহৃত হলে 02)।

Checking Control Units (CU)

CU এর Address Tag দেখে যাচাই করুন যে আপনার নির্দিষ্ট Polling Station এর নাম ও নম্বর সঠিক কিনা।CU এর Pink Paper Seal টি অক্ষত আছে কিনা। CU এর সাথে BU ও VVPAT যুক্ত না করে শুধুমাত্র CU এর সুইচটি ON করে Battery High এবং Contesting Candidate দের সংখ্যা ঠিক আছে কি দেখেনিন।

Checking VVPAT

Address Tag দেখে যাচাই করুন যে VVPAT টি আপনার নির্দিষ্ট Polling Station এর জন্য কিনা।VVPAT এ Battery লাগানো আছে কিনা।VVPAT এর সুইচ/ বোতামটি সমান্তরালে আছে কিনা, যাতে যাতায়াতের সময় কোন সমস্যা বা অসুবিধা না হয়।

বি দ্রঃ VVPAT টিকে কখনোই BU এবং CU এর সাথে সংযুক্ত করবেন না, মক পোলের আগে।

Dummy Ballot Unit

এটি একটি Ballot Unit এর হুবহু নকল, ভোট গ্রহণ কেন্দ্রে ব্যবহার করার জন্য পিটকবোর্ডের উপর নকল BU এর ছাপ লাগিয়ে এটিকে তৈরী করাহয়।ভোটকক্ষে ভোট দেওয়ার পদ্ধতি বোঝানোর জন্য Presiding Officer (PO) এটিকে ব্যবহার করবেন।

Checking Polling Material

এই সকল মেটেরিয়াল এবং ফর্মগুলি অবশ্যই DC তে দেখে নেবেন।তা না হলে সমস্যায় পড়তে পারেন।যদি কোন ফর্ম বা মেটেরিয়াল আপনার সাথে না থাকে তাহলে তাৎক্ষনাৎ DC তে জানান এবং সেটিকে সংগ্রহ করেনিন। গুরুত্বপূর্ণ ও মেটেরিয়াল গুলির তালিকা দেওয়া হলো-

1.ভোটার তালিকা (Marked Copy-01, Working Copy-02,) মোট 03-টি
2. Form-12B (EDC), List of  PB (Postal Ballot) and CSV (Classified Service Voter)
3.Tendered Ballot Paper 20-টি
4. Voter Slips-1600 and Q Slip-50 (এটি বুথের উপর নির্ভরকরে দেয়) 
5. অমোচনীয় কালি/Indelible Ink-02 pots (Each 10 CC)
6. Arrow Cross Mark-01 and Distinguishing Mark-01
7. Metal Seal-01, Mock Poll Slip rubber Stamp and Stamp Pad
8. Green Paper Seal (03) , Pink Paper Seal (03), Strip Seal (03)
9. Address Tag (05+04) Special Tag (03)
10. Voter Register and Check List (Form 17A)
11. PO's Diary-02
12. PO's Declaration-02
13. Mock Poll Certificate-02
14. Visit Sheet-02
15. 17-Point Report (for Observer)-02
16. Plastic Box containing Mock Poll Slips and Black Envelope
17.Voter Turnout Report (PS-05)
18. Accounts of Votes Recorded (Form 17C)
19. Ballot Paper Account (Form 17B)
20. Polling Agent Appointment (Form 10)
21. Companion Voter and Declaration (Form 14A)
22. List of Contesting Candidates (Form 7)
23. Dummy Ballot Unit
24. Movement Sheet (For Polling Agent)
25. Entry Pass to Polling Agent-06

এছাড়াও মোমবাতি, দেশলাই, গালা, সুতো, ব্লেড/কাঁচি, টুকরো কার্ডবোর্ড, কালি মোছার কাপড়, আঠা ইত্যাদি আছে কিনা দেখে নিন।

P-1 Day-Before Poll Day in Polling Station

  • Polling Station এ নিরাপদে পৌঁছানোর খবর সেক্টর অফিসারকে জানিয়ে দিন এবং Safe arrival message (SMS) পাঠান।
  • আপনার Polling Station/বুথটি ভালোভাবে লক্ষ্য করুন এবং সেই অনুযায়ী একটি লে-আউট করে ফেলুন। বুথের বাইরে ভোটারদের দাঁড়ানোর যথেষ্ট জায়গা, মহিলা এবং পুরুষ ভোটারদের জন্য আলাদা-আলাদা লাইনে দাঁড়ানোর জায়গা ঠিকঠাক আছে কিনা। মহিলা এবং পুরুষ ভোটারদের পৃথক প্রবেশ বা বাহির পথ আছে কিনা সুনিশ্চিত করে নিন।পরিকল্পনা করে নিন যে লাইনে দাঁড়িয়ে থাকা প্রথম ভোটার বুথের দরজা থেকে 5-10 ফুটের মধ্যেই রয়েছে।
  • বুথের বাইরে দেখেনিন 100 মিটারের মধ্যে কোন দেওয়াল লিখন বা স্লোগান আছে কিনা।থাকলে মোছার ব্যবস্থা করুন, সেক্টর অফিসারকে জানান।
  • যেগুলো বুথের বাইরে টাঙাতে হবে (ভোটারদিন সকালে) সেগুলি রেডি করে আলাদা করে রাখুন।
  • ভোটার দিনে ব্যবহৃত বিভিন্ন ফর্ম ও খামগুলি পুরন করে রাখুন।ভোট সংক্রান্ত সমস্ত কাগজে Distinguishing Mark লাগান যেমন-Green Paper Seal, Pink Paper Seal, Spacial Tag, Strip Seal ইত্যাদি।(বি দ্রঃ এগুলির মধ্যে যেটি ব্যবহার করবেন শুধুমাত্র সেটিতেই Distinguishing Mark দিলেও চলবে)
  • কোন পোলিং এজেন্ট বুথে এলে তাকে ভোটের দিন সকাল 5.30 এর আগে আসতে অনুরোধ করুন।কোন এজেন্ট যদি Form-10 চান তাহলে দিন এবং ভোটের দিন Fill-upকরে আনতে বলুন।
  • ফার্স্ট পোলিং অফিসারকে Marked Copy of Electoral Roll এবং ASD Voters List টি দিন এবং ASD Voters Sl. No. (সিরিয়াল) গুলি Marked Copy তে পেন্সিল দিয়ে মার্ক/চিহ্নিত করতে বলুন।ফার্স্ট পোলিং অফিসারকে Male/Female Tally Sheet দিন। ঐ ভোটকেন্দ্রে যদি Classified Service Voters List/ Proxy Voters List থাকে তবে সেটি Mark Copy এর শেষে থাকবে, কিন্তূ যদি আলাদাভাবে থাকে তাহলে সেটিকে Mark Copy এর শেষে যুক্ত করুন।
  • EDC Voters Certificate (12B) যদি কোন পোলিং অফিসারের কাছে থাকে এবং যদি তারা ভোটদানে ইচ্ছুক হন তাহলে তাদের কাছ থেকে 12B সংগ্রহ করুন, তাতে স্বাক্ষর/সই করতে বলুন এবং সার্টিফিকেট গুলোকে একটি নির্দিষ্ট খামে ভোরে রাখুন, Marks Copy এর শেষে EDC Voters List তৈরি করুন।
  • সেকেন্ড পোলিং অফিসারকে Voter Slip গুলি দিন এবং প্রতিটি স্লিপে Part No, Signature, Distinguishing Mark লাগাতে বলুন।সেকেন্ড পোলিং অফিসারকে Voters Register (17A) দিন এবং তাতে Sl. No. (সিরিয়াল) গুলি ঠিক আছে কিনা/ ক্রমন্নয়ে আছে কিনা দেখে নিতে বলুন। Voters Register (17A) এর প্রতি পাতার নিচে যদি কোন পোলিং অফিসার বা প্রিজাইডিং অফিসারের স্বাক্ষর/সই এর জায়গা থাকে তাহলে সেটি ভোট চলাকালীন সময়ে পূরণ করবেন আগের দিনে নয়।
  • থার্ড পোলিং অফিসারকে কিছুটা বালি সংগ্রহ করতে বলুন, যেখানে অমোচনীয় কালির পাত্র/শিশিটি রাখতে হবে। 
  • ''Poll Closed at ........... '' কথাটি Presiding Officer Diary তে ফাঁকা জায়গায়, 17 Point Observer Report এর শেষে এবং Address Tag গুলিতেলিখে রাখতে পারেন।Spacial Booklet এ থাকা From গুলি প্রথমে Fill-up করুন এবং কোনো From গুলি ভোটের শেষে Fill-up হবে সেগুলিকে পেন্সিল দিয়ে মার্ক করতে পারেন।
  • প্রথমে Presiding Officer Diary ফিলাপ করুন (2-কপি) এরপর নিম্নলিখিত ফর্মগুলি Non Statutory Cover এর ভেতর থাকা নির্দিষ্ট খামে ভরে দিন।এই ফর্মগুলি সাধারণত ব্যবহৃত হয়না, তাই খামের উপরে Nil লিখে দিন, যেমন- 
Unused Green and Pink Paper Seal
Unused Spacial Tag
Unused Strip Seal
List of Underaged Elector and their Declarations (Nil)
List of Challenged Vote (Nil)
Receipt Book for Challenged Vote and Money (Nil)

বি দ্রঃ যে সকল Form গুলিতে পোলিং অফিসারদের Signature/সই লাগে সেগুলি করে নিন, যেমন-Presiding Officer Report, Presiding Officer Diary.

Separate Unused Forms

ভোটের কাজে সাধারণত ব্যবহৃত হয় না এমন Form গুলি আলাদা করে রাখুন, যেমন- 
1. Form 10 (Appointment of Polling Agent) এটি আপনাকেও দেওয়া হয় আবার Polling Agent দেরও আগে থেকে দেওয়া থাকে ।
2. Form 11(Revocation of polling agent)
3. Letter of Complaint to the S H O of police.
4. Form of Declaration by Elector about age
5. List of Underaged Elector
6. Declaration under rule 49MA
7. Receipt Book for Challenge Vote
8. List of Challenged Vote (Form 14)


How many copies of any Form should be prepared

Special Booklet এ যে ফর্ম গুলো সাধারণত থাকে-
1. Voter Turnout Report (PS-05) :: 1 copy for Spacial Booklet
2. Presiding Officers Additional Report/17 Point Report :: 1 copy for Spacial Booklet
3. Additional Information for Scrutiny/ Post Poll Scrutiny Report :: 1 copy for Spacial Booklet
4. Form 17C :: 2 copy for Spacial Booklet +1 copy Unsealed + Number of Polling Agent
5. Declaration of Presiding Officer (Part-I/II/III/IV) :: 2 copy for Spacial Booklet +1 copy Unsealed
6. Presiding Officer Report (Mock Poll Certificate) :: 1 copy for Spacial Booklet +1 copy Unsealed
7. Presiding Officer Diary :: 1 copy for Spacial Booklet +1 copy Unsealed
8. Visit Sheet :: 2 copy for Spacial Booklet
9. Polling Agent/Relieving Agent Movement Sheet :: 2 copy for Spacial Booklet
10. Closing Hour of Poll (if any) :: 1 copy for Spacial Booklet
11. Paper Seal Account (if any) :: 1 copy for Spacial Booklet

(বি দ্রঃ বাকি Form গুলো 1 Copy করে Fill-up করলেই হবে)

  • ভোটের দিন সকালে Mock Poll এবং ভোট শুরু করার জন্য যে সকল জিনিস গুলো লাগবে সেগুলিকে আলাদা করে রাখুন।যেমন-গালা, মোমবাতি, সুতা, টুকরো কার্ডবোর্ড, Address Tags, Special Tag, Green Paper Seal, Pink Paper Seal, Strip Seal, Plastic Box (for Mock Poll Slip), Mock Poll Slip rubber Stamp, Black Envelop for Mock Poll Slips, Presiding Officer Metal Stamp, কাঁচি etc.
  • ফার্স্ট পোলিং অফিসার, সেকেন্ড পোলিং অফিসার ও থার্ড পোলিং অফিসার ভোটের সময় যে সকল জিনিস গুলি ব্যবহার করবেন সেগুলি আলাদা করে রাখুন।যেমন-Marked Copy of Electoral Roll, Red pen, Male/Female Tally Sheet, Voters Register, Ink-pad, Voters Slip, কালি মোছার কাপড়, ব্যবহৃত ভোটার স্লিপ রাখার খাম বা পাত্র, অমোচনীয় কালি ইত্যাদি।
  • ভোটের দিন পোলিং এজেন্টদের Appointment নিয়োগ সংক্রান্ত কাগজগুলি আলাদা করে রাখুন।যেমন-Specimen Signature of Candidates and Election Agents, Polling Agent Pass, Account of Polling Agent Pass issued (if any), Polling Agent/Relieving Agent Movement Sheet, List of Contesting Candidates (যদি অতিরিক্ত 1-Copy থাকে)
  • Blind and Infirm ভোটারদের ক্ষেত্রে যে সকল কাগজগুলি লাগে সেগুলি আলাদা করে রাখুন।যেমন-List of Blind and Infirm Voters (Form 14A), Declaration by the Component of Blind and Infirm Voters.

বি দ্রঃ Form গুলি আলাদা করার জন্য বাইন্ডিং ক্লিপ বা অফিস ক্লিপ ব্যবহার করতে পারেন।

Preparation of Voting Compartment

ভোটিং কম্পার্টমেন্টটি ঘরের সবচেয়ে দূরে স্থাপন করতে হবে, যেখানে পর্যাপ্ত আলো থাকা জরুরী। খেয়াল রাখতে হবে যেন কোন ভাবেই ভোটারের গোপনীয়তা ভঙ্গ না হয় তাই ভোটিং কম্পার্টমেন্টের আশেপাশে জানালা বা দরজা থাকলে তা স্থায়ীভাবে বন্ধ করার ব্যবস্থা করতে হবে। ভোটিং কম্পার্টমেন্টটি Corrugated Plastic Sheet দিয়ে তৌরী করতে হবে, যার মাপ 24 ইঞ্চি X 24 ইঞ্চি X 30 ইঞ্চি। 30 ইঞ্চি উচ্চতা বিশিষ্ট্য টেবিলের উপরে এই ভোটিং কম্পার্টমেন্টটিকে স্থাপন করতে হবে।

বি দ্রঃ VVPAT, BU এবং CU গুলিকে এমন ভাবে প্রতিস্থাপন করতে হবে যাতে সেগুলির তার /কেবল ভোটারদের যাতায়াতে কোন বাঁধা তৌরী না করে।

What to hang outside the Polling Booth

Premises Requisition Order
ভোট গ্রহণ কেন্দ্রের এলাকা সম্বলিত নোটিশ।
প্রবেশ (Entry) ও বাহির (Exit) সম্বলিত নির্দেশিকা।
গুরুত্বপূর্ণ ফোন নম্বর সমূহ।
ভোটার তালিকা (Working Copy) একটি।
contesting Candidate /প্রতিদ্বন্দী প্রার্থীদের তালিকা।
EVM ও VVPAT এর সাহায্যে ভোট-দান প্রদ্ধতির পোষ্টার।

Preparation before Vote on Pole Day

ভোট আরাম্ভ হওয়ার 90 মিনিট /দেড় ঘন্টা আগে ঠিক সকাল 5:30 এ ভোট গ্রহণ কেন্দ্রে প্রস্তুতি মূলক কাজগুলি শুরু করে দিতে হবে।

পোলিং এজেণ্টদের Appointment Letter এ থাকা স্বাক্ষর/সই গুলি যাচাই করুন Election Agent দের Specimen Signature এর মাধ্যমে। Election Agent বা প্রার্থী কেবলমাত্র Form-10 এর মাধ্যমেই নিয়োগ করবেন।পোলিং এজেণ্টকে অবশ্যই ঐ বুথের বা তার সংলগ্ন বুথের ভোটার হতে হবে। প্রত্যেক এজেন্টের 2 জন রিলিভার নিতে পারবে, তারা গেটপাশ দেখিয়ে ঢুকতে বা বেরোতে পারবে।প্রতিবার বুথে প্রবেশ বা বেরোনোর সময় Movement Sheet এ তাদের স্বাক্ষর/সই করতে হবে।

পোলিং এজেণ্টরা যে ভোটার তালিকায় মার্ক করবেন সেই ভোটার তালিকা কোনভাবেই বুথের বাইরে নিয়ে যেতে পারবেন না বা বাইরে পাঠাতে পারবেন না কোন এজেণ্ট।

ভোট চলাকালীন বুথের ভেতরে কোন এক প্রার্থীর একজন মাত্র পোলিং এজেণ্ট-ই থাকতে পারবেন। দুপুর 3:00 টের পরে আর পোলিং এজেণ্ট বদলানো যাবে না।

পোলিং এজেন্টের কোন ব্যাজ থাকলে তাতে কেবলমাত্র প্রার্থীর নাম-ই থাকবে।

কোন পোলিং এজেন্ট বুথের বাইরে বা ভেতরে মার্ক কপি থেকে ভোটারের Serial No. লিখে দেওয়া স্লিপ পাঠাতে পারবেন না।

কোন মন্ত্রী, সংসদ বা বিধায়ক যাদের নিরাপত্তা রক্ষী আছে তারা কোনভাবেই পোলিং এজেন্ট হতে পারবে না। নিজের নিরাপত্তা রক্ষী ত্যাগ করলেও তা অনুমোদনযোগ্য নয়।

What to do before Mock Poll starts on Polling Day

সমস্ত পোলিং অফিসার নিজ নিজ আইডেন্টিটি কার্ড গলায় ঝুলিয়ে নিন।
Electoral Roll (Working Copy) এর এক কপি ভোটকেন্দ্রের বাইরে ঝুলিয়ে দিন।
ফার্স্ট, সেকেন্ড এবং থার্ড পোলিং অফিসারকে তাদের জন্য নির্দিষ্ট জিনিসগুলি দিয়ে দিন।
CU, BU, VVPAT প্রকৃত ভোটিং কম্পারমেন্টে যেভাবে থাকে সেই জায়গায় রাখুন এবং কেবিল/তার কানেকশন করুন।পোলিং এজেন্ট না আসা পর্যন্ত EVM ON করবেন না।

How to connect Voting Machine

1. VVPAT এর Paper Roll switch vertical /Analog position এ রাখুন এবং Sliding switch এক (01) নম্বর অবস্থানে আছে কিনা দেখে নিন।
2.VVPAT এর Paper Slip Compartment খালি আছে কিনা দেখে নিন।
3. Ballot Unit (BU) এর সঙ্গে থাকা Fixed cable টি VVPAT সঙ্গে সংযোগ করুন।
4.VVPAT সঙ্গে থাকা Fixed cable টি Control Units (CU) এর সঙ্গে সংযোগ করুন।কিন্তু পোলিং এজেন্টরা না আসা পর্যন্ত Control Units (CU) এর পাওয়ার সুইচটি ON করবেন না।

পোলিং এজেন্ট আসলে তাদের কাছ থেকে Form 10 জমা নিন এবং পোলিং এজেন্ট পাস ইস্যু করুন।উল্লেখ্য কোন পোলিং এজেন্ট মোবাইল নিয়ে প্রবেশ করতে পারবে না এবং তাদের কাছে যে ভোটার তালিকা থাকবে তা কখনই বাইরে নিয়ে যেতে পারবেন না।পোলিং এজেন্টদের একথা স্পষ্ট ভাবে জানিয়ে দিন।
Polling Agent Pass জামা/গেঞ্জিতে ক্লিপ দিয়ে আটকাতে বলুন।
Polling Agent Movement Sheet এ Arrival এবং Departure দুটি জায়গায় Signature/সই করিয়ে নিন।
সময় থাকলে Green Paper Seal, Pink Paper Seal, Spacial Tag, Strip Seal এ পোলিং এজেন্টদের Signature/সই করিয়ে নিন।

বি দ্রঃ কোন পোলিং এজেন্ট 5:30 AM মধ্যে না এলে 5:45 AM পর্যন্ত অপেক্ষা করুন এরপরও যদি কোন Polling Agent উপস্থিত না হন তাহলে নিজেরা Mock Poll শুরু করে দিন। 

Mock Poll Procedure

প্রথমে Control Units (CU) এর পাওয়ার সুইচটি  ON করুন এবং CU তে দেখানো টাইম নোট করুন। 
Mock Poll Start message (SMS) পাঠান। 
Control Units (CU) এর Total button press করে দেখে নিন মোট ভোট 0 আছে কিনা। যদি না থাকে তবে মেশিনটি ক্লিয়ার করুন। 
এরপর Control Units (CU) ব্যালট বাটন প্রেস করে Mock Poll করুন এবং তার হিসাব রাখুন।
মনে রাখবেন NOTA কে কমপক্ষে একটি ভোটও দিতে হবে। Mock Vote মোট 50 বা তার বেশি করুন।
Mock poll শেষ হলে কন্ট্রোল ইউনিট এর টোটাল button press করে যতগুলি ভোট দেয়া হয়েছে তা মিলিয়ে নিন।
Control Units (CU) এর Close, Result, Clear button (CRC) পর্যায়ক্রমে প্রেস করুন এবং সব Mock Vote মুছে ফেলুন।
Control Units (CU) এর Total button press করে সুনিশ্চিত হন যে সব Mock Vote ক্লিয়ার হয়েছে।
এখন Control Units (CU) এর Power switch OFF করুন।
VVPAT এর Paper Slip Compartment থেকে সব Slip গুলি বার করুন এবং হিসাব করে পোলিং এজেন্টদের দেখিয়ে দিন/মিলিয়ে দিন। 

Sealing the Voting Machine for Actual Poll 

বিশেষ ভাবে মনে রাখবেন সিলিং এর সময় Control Units (CU) এর পাওয়ার সুইচটি যেন OFF থাকে এবং VVPAT এর Paper Roll switch Vartical /Analog position এ থাকে।
VVPAT Paper Slip Compartment বাইরে দুটি Address Tag লাগান, গালা সিল করুন।
VVPAT Battery Compartment এর বাইরে কোন Address Tag লাগাতে হবে না। বাইরে সুতো দিয়ে বেঁধে দিলেই হবে যাতে ভোট শেষে সহজে খোলা যায়।
Control Units (CU) Sealing এর আগে Green Paper Seal, Spacial Tag, Strip Seal গুলিতে প্রিজাইডিং অফিসার এবং উপস্থিত পোলিং এজেন্ট স্বাক্ষর/সই করবেন এবং তাদের Sl. No. (সিরিয়াল) পোলিং এজেন্টদের Note করতে বলুন।
Control Units (CU) টিকে প্রথমে Green Paper Seal, Spacial Tag ও পরে Strip Seal লাগিয়ে সিল করুন এবং বাইরে একটি Address Tag লাগান।

(সতর্কতাঃ থার্ড পোলিং অফিসারকে Control Units (CU) এর Close button সম্পর্কে পরিচিত করান এবং ভোট চলাকালীন কখনোই সেটাতে Press না হয়ে যায়, তার সতর্ক করে দেন।)

প্রিজাইডিং অফিসার Mock Poll Slip এবং 7-টি Test Slip গুলির পেছনে Mock Poll Slip stamp দিন।
কালো Cover এ ভরে-বাইরে গালা সিল করুন।
Plastic Box এর ভেতর কালো খামটিকে ঢোকান।
Plastic Box এর বাইরে Pink Paper Seal লাগান
Presiding Officers Report/ Mock Poll Certificate fill-up করুন এবং সেটিতে উপস্থিত পোলিং এজেন্টদের স্বাক্ষর/সই করিয়ে নিন। Mock Poll Certificate 2-কপি পুরণ করতে হবে। 
Presiding Officer Declaration (Part-I/III/IV) এ উপস্থিত পোলিং এজেন্টদের স্বাক্ষর/সই করিয়ে নিন। Presiding Officer Declaration 2-কপি পুরণ করতে হবে। 

Voting starts at 7 o'clock in the Morning

Presiding Officer 1950 সালের ভারতের জনপ্রতিনিধিত্ব আইনের গোপনীয়তা রক্ষা সম্পর্কিত 128 নম্বর ধারাটি পাঠকরে শোনাবেন।
Presiding Officer ভোটের শুরু সম্পর্কিত ঘোষণাপত্রটিতে স্বাক্ষর /সই করবেন এবং উপস্থিত পোলিং এজেন্টদের সই করতে বলবেন।
ইলেকশন কমিশন অনুযায়ী ঠিক সকাল 7:00 AM সময় Control Units (CU) এর পাওয়ার সুইচ ON করুন এবং CU দেখানো টাইম নোট করুন।
Poll Start message (SMS) পাঠান।

Responsibilities of Polling Personnel 

1st Polling Officer:
Marked copy of Electoral Roll থেকে ভোটার নাম ডাকবেন এবং ভোটার মহিলা বা পুরুষ কিনা দাগ দেবেন।
ভোটারের EPIC/Non-EPIC ডকুমেন্টস পর্যবেক্ষণ করবেন, সনাক্তকরণের মূল দায়িত্ব।

2nd Polling Officer:
Voter Register (17A) তে ভোটার নাম লিপিবদ্ধ করবেন এবং ভোটারের সই/ছাপ নেবেন। 
Voter Slip দেবেন। 
ভোটারের আঙুলে অমোচনীয় কালি/Indelible Ink দেবেন।

3rd Polling Officer:
Voter Slip টি সংগ্রহ করবেন।
Ballot Unit (BU) থেকে একটি ব্যালট দেবেন।
ভোট দিতে নির্দেশ দেবেন। 


What will the Presiding Officer do during Vote

কোনো Form এ পোলিং এজেন্টদের signature/সই বাকি থাকলে তা করিয়ে নিন।
প্রতি দু'ঘণ্টা অন্তর কতগুলি ভোট হয়েছে তা মেসেজের (SMS) মাধ্যমে পাঠান এবং তা Presiding Officer Diary তে নোট করে রাখুন-
Male. Female. Total
Time: 9:00 am, 11:00 am, 1:00 pm, 3:00 pm, 5:00 pm, 6:30 pm
Sector Officer কে Phone করে জানিয়ে দিন।
ভোট শেষের 2 ঘণ্টা আগে কোন কোন জিনিস প্রয়োজন তা স্থির করুন এবং আলাদা করে নিন।
বিকেল 6:30 PM এর পরেও যদি কোনো ভোটার থাকেন তাহলে তাদেরকে Queue Slip দিন এবং Queue Message (SMS) পাঠান।

How to End the Vote/Pole

Control Units (CU) এর Closed button press করুন, Poll Close time এবংTotal Vote নোট করুন।
17A সঙ্গে মোট ভোট মিলিয়ে নিন।
Poll Close message (SMS) পাঠান।
Voter Turnout message (SMS) পাঠান।
Control Units (CU) এর পাওয়ার সুইচ OFF করুন এবং সমস্ত Cable/তার ডিসকানেক্ট করুন।

What to do after the Vote/Pole

নিম্নলিখিত কাজগুলি পোলিং অফিসার পরস্পরের মধ্যে ভাগ করে নিন।উপস্থিত পোলিং এজেন্টদের শেষ পর্যন্ত থাকতে বলুন।
ভোটকেন্দ্রের বাইরে ঝুলিয়ে রাখা ভোটার তালিকা (Working Copy) নিয়ে আসুন।
VVPAT এর Battery টি বের করে নিন।
CU, BU এবং VVPAT গুলিকে নির্দিষ্ট বক্সে ভরে বাইরে Address Tags লাগিয়ে Seal করুন।
প্রতিটি Address Tag এ Poll closed at ..........PM (সময়) লিখুন।
17A Voters Register এর শেষে লিখুন-
Last serial number in 17A ...........
Poll Closed at ............... PM
Signature of PrO..... Signature of Second Polling officers...
Signature of Polling Agents,...............

সমস্ত ফর্মগুলি Fill-up করুন এবং যে ফর্মে পোলিং এজেন্টদের সিগনেচার/সই লাগবে সেগুলিতে সিগনেচার করান।পোলিং এজেন্টদের প্রত্যেককে Form 17C দিন এবং নিজের জন্য 2-টি তৌরী করুন। 

Statuary Cover, Non Statutory Cover, Third Packet গুলির মধ্যে যে আইটেমগুলি থাকবে সেগুলো ভরে গালা Seal করুন।ভোটের কাজে ব্যবহৃত হয়নি এরকম ফর্ম গুলো ও অন্য সামগ্রী গুলি একটি ব্যাগে/চটের ব্যাগে ভরে দিন।
সমস্ত কাজকর্ম শেষ করে ভোট কক্ষ ত্যাগ করুন।

All the Forms/things that RC has to submit by Hand

CU, BU, VVPAT, Voting Compartment, VVPAT Battery
Spacial Booklet, Presiding Officer Declaration, Form 17C, Mock Poll Certificate (PrO Report), Plastic Box containing Mock Poll Slips, Pro Metal Seal, Indelible ink bottle.

জমা দেওয়ার সময় -
1. Control Units (CU) সিল করে তার সাথে Form 17C (1-Copy, Sealed) এবং Presiding Officer Declaration গুলো সিল করে একসঙ্গে দড়ি দিয়ে বেঁধে জমা করতে হবে।
2. VVPAT সিল করে এবং তার Battery টি খুলে পৃথকভাবে জমা দিতে হবে।
3. Ballot Unit (BU) সিল করে তার সাথে Special Booklet (All form compulsory fill up) জমা করতে হবে।
4. এরপর, Statuary Cover (Green), Non statuary cover (Yellow), 3rd. Packet (Brown) এবং 4th. Packet (চোটের ব্যাগ) গুলি একে একে জমা করতে হবে।

(বি দ্রঃ জমা দেওয়া শেষ হলে সংশ্লিষ্ট Counter থেকে Release লিখে Signature এবং Seal করিয়ে নিতে হবে)


Special Booklet

Special Booklet in PDF (Click here)

এটি একটা Yellow Stitch Booklet যার মধ্যে 15টি Forms (05+10) থাকছে, যেগুলি অবশ্যই fill up করতে হবে। এই Booklet এর কোন Form অথবা পৃষ্টা আলাদা করে ছিঁড়ে অন্য্ কোথাও ব্যবহার করা হবে না। Form গুলি নিম্নে দেওয়া হলো।যেমন-
1. Form 17C (Account of Votes recorded) - 2 Copies
2. Declaration of Presiding Officer (Part-I, II, III & IV) -2 Copies
3. Voter Turnout Report (PS-05) - 1 Copy
4. Presiding Officer Diary-1 Copy
5. Mock Poll Certificate (Presiding Officer Report)-1 Copy
6. 17 Point Observer's Report-1 Copy
7. Scrutiny Sheet -1 Copy
8. Visit Sheet -2 Copies
9. Certificate for ASD Voter-1 Copy
10. Abstract Statement to be furnished by Presiding Officer-1 Copy
11. Polling Agents/ Relieving Agents Movement Sheet-2 Copies
12. List of blind and inform electors in Form-14A -1 Copy
13. Cue-Sheet for Videography at Polling Station-1 Copy
14. Paper Seal Account -1 Copy
15. Report on Voting by the visually impaired voters -1 Copy

Statuary Cover (Green)

বড় কভারটি Statuary Cover (Green), এটি গালা সিল করবেন না, ভেতরে থাকা ছোট ছোট কভার গুলি গালা সিল করে দিন-
1. Marked Copy of Electoral Roll + EDC Voters List + CSV/ PV Voters List.
2. Voter Register (Form 17A)
3. Used Voter Slips
4. Used Tender Ballot Papers and List of Tender Voters (17B)
5. Unused Tender Ballot Paper
6. Plastic Box containing Mock Poll Slips
7. List of ASD voters and their Declarations (if any)

Non statuary cover (Yellow) 

Non statuary cover (Yellow) বড় কভার ও ছোট কভার সবগুলি গালা সিল করে দিন-
1. Electoral Roll other than Marked Copy
2. Election Duty Certificates (12B)
3. List of Challenged Vote (Form14)
4. Appointment letters of Polling Agents (Form 10)
5. List of Blind and Infirm Voters (14A) and Companion's Declaration
6. Declaration of Under aged Voters and List of such Elector
7. Unused Voters Slips
8. Unused and damaged Green Paper Seal
9. Unused and damaged Pink Paper Seal
10. Unused and damaged Special Tages
11.Unused and damaged Strip Seal
12. Used Challenge Vote receipt s and Money (if any)

3rd. Packet (Brown)

1. Stamp and Pad
2. Handbook of Presiding Officer
3. EVM Manual
4. Arrow Cross mark
5. CSV / PV Certificates (if any)

4th. Packet / চটের ব্যাগ

All unused Forms and Polling materials

এই নির্বাচনে ব্যবহৃত সকল গুরুত্বপূর্ণ Blank/ফাঁকা Forms এবং একই সাথে ঐ Form গুলি Fill-up/পূরণ করে দেখান হল নিম্নে -

Sl No

Subject/Purpose

Click Here

1

Original Blank Forms of Election 2021

Pdf

2

Fill-up Forms for Election 2021

Pdf

3

Fill-up Forms for Election 

Pdf

4

Handbook of Presiding Officer 

Pdf

5

Female Tally Sheet 

Pdf

6

Synopsis of SMS/Mobile App 

Pdf

7

Handbook of PP (Murshidabad) 2021

Pdf

8

Certificate

Pdf


Few Special types of Votes

সাধারণ ভোট ছাড়াও প্রতিটি বুথে বেশ কিছু অন্য্ প্রকারের ভোট হয়ে থাকে। যার জন্য অতিরিক্ত সাবধানতা অবলম্বন করা প্রয়োজন।এই বিশেষ প্রকার ভোটগুলি নিম্নে বিস্তারিত আলোচনা করা হলো- 

EDC Vote

যারা ভোটের কাজে নিযুক্ত থাকেন তাদের জন্য EDC Vote হয়ে থাকে-
1. ভোটারের কাছ থেকে EDC Certificate (Form 12B) নিন এবং তাতে Signature করিয়ে প্রিজাইডিং অফিসার নিজের কাছে রেখে দিন।
2. EDC Certificate থেকে দেখেনিন যেখানে ভোটের Duty পড়েছে ভোটার ঐ বিধানসভা (AC) কেন্দ্রের অন্তর্গত কিনা।
3. Mark Copy of Electoral Roll এর শেষে EDC Voters দের তালিকা তৈরি করুন।Electoral Roll এ লিখুন-
EDC VOTERS:: Name of EDC Voters/Sl. No/Part No./Assembly Constituency (AC) Number and Name.

4. সেকেন্ড পোলিং অফিসার 17A Voters Register এর দ্বিতীয় column এ Sl. No/Part No./Assembly Constituency (AC) Number and Name লিখবেন এবং Remarks column এ "EDC Vote" কথাটি লিখবেন।


Blind and Infirm Voters/ Vote by Companion

1. অন্ধ ও অশক্ত ভোটারের জন্য Declaration by the Companion of Blind and Infirm Voters ফিলআপ করুন এবং তাতে Signature করান।
2. List of Blind and Infirm Voters ( Form 14A) তে তালিকা তৈরি করুন।
3. থার্ড পোলিং অফিসার সঙ্গীর ডান হাতের তর্জনী তে কালি লাগাবেন এবং ভোটারের বাম হাতের তর্জনী তে কালি লাগাবেন।
4. একজন সঙ্গী একটিমাত্র Companion Vote দিতে পারবেন এবং ঐ সঙ্গীকে অবশ্যই সংশ্লিষ্ট বুথের ভোটার হতে হবে। 


Tender Vote

  • যদি কোন ভোটার ভোট দিতে এসে দেখেন ফার্স্ট পোলিং অফিসারের কাছে থাকা Mark Copy তে তার নামটি কাটা হয়েছে/ তার হয়ে আগে কেউ ভোট দিয়ে গেছেন তাহলে এক্ষেত্রে Tender Vote হবে।
  • সেক্ষেত্রে প্রথমে Presiding Officer তার কাছে থাকা Alphabetical Electoral Roll থেকে ভোটারের নাম খুঁজে বার করবেন এবং একই নামে অন্য কোন ভোটার আছে কিনা।যদি থাকে, তাহলে ধরে নিতে হবে ভুল করে ফার্স্ট পোলিং অফিসার তার নামের জায়গাটি কেটে দিয়েছেন, তখন একই নামের অন্য ভোটারের হয়ে ভোট দেবেন। তখন Tender Vote এর প্রয়োজন নেই।
  • কিন্তু যদি না থাকে, তাহলে ভোটারকে একটি Tender Ballot ভাঁজ করে দিন ।ঐ Tender Ballot এর পেছনে Presiding Officer এর Signature করবেন এবং Distingusing Mark লাগান।সাধারানত 20-টি Tender Ballot এর শেষ Sl. No.স্বলিত Ballot টি ব্যবহার করবেন। 
  • List of Tender Vote (Form 17B) তে তালিকা তৈরি করুন।
  • ভোটারকে Arrow Cross Make যুক্ত Rubber stamp দিন এবং Voting Component এ ভোট দিতে বলুন।
  • ভোট দান হয়ে গেলে সংশ্লিষ্ট খামে ভোটারকে ভরে দিতে বলুন এবং খামটি নিজের হেফাজতে রেখে দিন।

 Proxy Vote (PV)

  • Marked Copy of Electoral Roll এর শেষে Classified Service Voter দ্বারা নিযুক্ত Proxy Voter (PV) দের List দেওয়া থাকবে।
  • এই রকম ভোটার একসাথে 2-টি ভোট দিতে পারবেন। একটি নিজের ভোট এবং অন্যটি প্রক্সি ভোট (PV)।
  • Ptoxy Vote দেওয়ার সময় 17A Voters Register এর Remarks column এ PV কথাটি লিখতে হবে এবং 2nd column এ PV (Sl.No) লিখবেন। ভোটারের বাম হাতের Middle Finger এ কালি লাগাতে হবে।
  • নিজের ভোট দেওয়ার সময় সাধারণ ভোটারের মতোই ভোট দিবেন, একই নিয়মে। 

Absentee/Shifted/Deleted (ASD) Vote

  • ASD ভোটারদের List আপনাকে দেওয়া ভোটের কাগজ গুলির মধ্য থাকবে।
  • ASD ভোটার তালিকায় নাম থাকা কোনো ভোটার ভোট দিতে এলে তা ফার্স্ট পোলিং অফিসার Presiding Officer কে জানাবেন।
  • Presiding Officer ভোটারকে Deceleration for ASD Voters এ Signature করান।
  • ASD Voter দের তালিকা তৈরি করুন।
  • ASD Voters List (যেটা মেটিরিয়ালের সাথে পেয়েছেন) এবং ASD Voters List (যেটি তৌরী করলেন) 2-টিই Non statuary cover (Yellow) এর নিদির্ষ্ট খামে রাখতে হবে।


SMS/Mobile App Based Poll Monitoring System


Registration
For Presiding Officer/1st Polling Officer- WB< >EL< >001< >P< >001/001A

Safe Arrival at Polling Station
WB< >EL< >SAP

Mock Poll
WB< >EL< >MP< >04 (Number of Polling Agents)

Poll Start
WB< >EL< >PS

Two Hourly Report : 9 AM
(Where 216 stands for total votes polled at a given time i.e 9:00 AM)
WB< >EL< >216

Two Hourly Report : 11 AM
(Where 435 stands for total votes polled at a given time i.e 11:00 AM)
WB< >EL< >435

Two Hourly Report : 1 PM
(Where 606 stands for total vote polled at a given time i.e 1:00 PM)
WB< >EL< >606

Two Hourly Report : 3 PM
(Where 723 stands for total vote polled at a given time i.e 3:00 PM)
WB< >EL< >723

Two Hourly Report : 5 PM
(Where 895 stands for total vote polled at a given time i.e 5:00 PM)
WB< >EL< >895

Voters in Queue at 6:30PM
WB< >EL< >Q< >016

VTR (At close of Poll)
WB< >EL< >VT< >936

Safe Arrival at Receiving Centre
WB< >EL< >SARC

Some Problem during Vote/Pole

Problem of EVM/VVPAT Non-Functioning
Indicates EVM/VVPAT Problem
WB< >EL< >EVM

Problem of Law & Order
Indicates Law and Order Problem
WB< >EL< >LW

Other Problem
WB< >EL< >OTH
(OTH-Indicates Other Problem)

Problem of EVM/VVPAT Resolved and Poll resumed
WB< >EL< >EVM< >PR

Problem of Law & Order Resolved and Poll resumed
WB< >EL< >LW< >PR

Other Problem Resolved and Poll resumed
WB< >EL< >OTH< >PR

(ভোট বা সাধারণ নির্বাচন-2021 সংক্রান্ত যেকোন তথ্যের জন্য Updated থাকার জন্য মাঝে মাঝে এই Website (www.wbhmnews.com) এ Visit করুন, ধন্যবাদ)